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我们在使用Excel的过程中,通常需要输入大量的数据。这是保证我们顺利完成各项工作的基础。但是,在录入数据的过程中,尤其是录入大量数据的时候,经常会出现一些不经意的录入错误,而这,会严重影响我们所得到的结果正确性。那么,怎样才能有效地控制这种录入错误的发生呢?除了细心、细心、再细心以外,在Excel中完成必要的设置,以最大可能地减少错误的发生也是极为重要的。9 K/ i4 `3 m# \( C: a6 q
一、设置数据列表
& V; r" }: X% R0 O# L9 Q( b 有时我们需要录入的数据是某些重复数据中的一个,比如单位员工所属的部门。单位中部门个数是有限的,如果我们都通过键盘手工录入每位员工的工作部门,那自然是费时费力,还容易出错的。因此,我们不如为这些部门指定一个数据列表。录入时只需要在下拉列表中单击选择相应的部门,就可以了。这不仅可以提高录入速度,还会使得录入的质量得到保证。! R! L: V8 n! r2 U$ E% l4 S
首先选中要填写员工部门的所有单元格,点击功能区“数据”选项卡“数据工具”功能组中的“数据有效性”按钮,在弹出的菜单中点击“数据有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。
+ G) C# g$ f* @1 O* H9 } 点击对话框中“设置”选项卡,在“允许”下方的下拉列表中选择“序列”选项,然后在下面“来源”输入框中输入各部门名称(人事部,一车间,二车间,生产部,技术部,办公室),部门之间用英文的逗号隔开,如图1所示。点击“确定”按钮关闭对话框。* W$ }2 ?% e; L. X
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; n2 Z- D; P; Q# }) U L2 S" K
/ O' K, X& e: B) ` 图1 Excel设置序列
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1 Q6 r G6 P# D$ l; d/ \; }9 p, E 我们也可以在工作表的空白单元格某列中分别输入各个部门名称,比如在H1:H6单元格区域。然后在“来源”下的输入框中输入“=$H$1:$H$6”,也可以得到同样的效果。
: h4 J; w L1 {& `2 o4 z 现在将鼠标定位于刚才选中的那些单元格区域任一单元格,就会在右边出现一个下拉箭头,点击它就会出现刚才我们所设置的下拉列表,如图2所示,单击其中的项目就可以完成输入了。
4 J4 q$ O! w& w/ S- R1 Z: k/ x# O F5 a/ K8 \) O: }
图2 Excel中的下拉列表 |
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