用Excel列表 实现批量录入功能 Excel列表, 批量录入

叶子

　　我们在使用Excel的过程中，通常需要输入大量的数据。这是保证我们顺利完成各项工作的基础。但是，在录入数据的过程中，尤其是录入大量数据的时候，经常会出现一些不经意的录入错误，而这，会严重影响我们所得到的结果正确性。那么，怎样才能有效地控制这种录入错误的发生呢？除了细心、细心、再细心以外，在Excel中完成必要的设置，以最大可能地减少错误的发生也是极为重要的。
, W4 X: f3 @, ]1 p, Z3 `: a6 n& ]* {　　一、设置数据列表
' M5 J3 w( X  c+ A! p　　有时我们需要录入的数据是某些重复数据中的一个，比如单位员工所属的部门。单位中部门个数是有限的，如果我们都通过键盘手工录入每位员工的工作部门，那自然是费时费力，还容易出错的。因此，我们不如为这些部门指定一个数据列表。录入时只需要在下拉列表中单击选择相应的部门，就可以了。这不仅可以提高录入速度，还会使得录入的质量得到保证。1 S( f9 _6 o! D6 u% e
　　首先选中要填写员工部门的所有单元格，点击功能区“数据”选项卡“数据工具”功能组中的“数据有效性”按钮，在弹出的菜单中点击“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。
# |+ L- }& J8 y% T" N0 W, |　　点击对话框中“设置”选项卡，在“允许”下方的下拉列表中选择“序列”选项，然后在下面“来源”输入框中输入各部门名称（人事部,一车间,二车间,生产部,技术部,办公室），部门之间用英文的逗号隔开，如图1所示。点击“确定”按钮关闭对话框。; R$ B1 F! s, v  _. U; ]7 d; d

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$ J( _0 }8 e3 X* L  y/ I9 f8 k8 A                                                                                  图1 Excel设置序列$ u" x% G! G& q$ ]( n1 _( g# t
/ R, }) J# m: \5 j/ ~. F, J
　　我们也可以在工作表的空白单元格某列中分别输入各个部门名称，比如在H1:H6单元格区域。然后在“来源”下的输入框中输入“=$H$1:$H$6”，也可以得到同样的效果。# E% c+ w- G% @
　　现在将鼠标定位于刚才选中的那些单元格区域任一单元格，就会在右边出现一个下拉箭头，点击它就会出现刚才我们所设置的下拉列表，如图2所示，单击其中的项目就可以完成输入了。
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                                                                                图2 Excel中的下拉列表